2014年6月11日 星期三

【小心得】會議記錄


最近因為工作的緣故,每隔兩個禮拜,就要做一次會議記錄。

這個例行性會議主要是檢討專案進行的過程中,一些需要改進或可以做得更好的地方,過程中難免會有帶有個人情緒的言論發生,這時在做會議記錄時,就需要點修辭。

會議記錄是會議參與者提出的言論、討論過程、溝通想法後的決議記錄,不僅代表各方在一段時間後所做成的共識,有時也需要寄送給其他相關的利害關係人,所以在文字的表達上,要隱藏住負面情緒而不失原意地著實記錄,是很費工夫的一件事。

尤其是你的會議記錄也要寄給老闆時。

小弟以前在某家公司服務時,會議記錄在公司裡或部門,常是確認部門間或同事共同的決策和分工,常常主管們在下屬寄送會議記錄出去前還會審視、修改、確認一番,因為一寄出去了,老闆就會認定一個工作會在某個時間點被完成,而責任是在那些人身上,各部門的工作分配,和完成的時間點也被定了出來。

足見會議記錄在那家公司是存在某種程度的強制性的。

身為員工,其實在進入公司後,應該注意一下所謂的會議記錄在公司中的效用,也就是會議記錄在公司文化中所扮演的角色。尤其是當你身為收件人中的一員時,在行行的文字中,代表了你在所參與的會議中,同意了一些事,縱使不是決議後的執行者,也是擔當某種程度的責任。

所以,下次收到會議記錄時,花個時間看一下,免得自己怎麼黑的,都不知道。

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